Voor het gesprek: je actief voorbereiden (video)

Wil je met een teamlid een gesprek starten over mentaal welzijn, dan is het belangrijk om daar goed op voorbereid te zijn. Zo ga je het gesprek met aandacht en zelfvertrouwen in.

Bekijk deze video om te zien hoe OpenUp-manager Gijs zich voorbereidt:

Dit zijn de 4 pijlers voor een goede voorbereiding op een gesprek over mentaal welzijn:

1. Creëer een veilige omgeving

Het hebben over mentaal welzijn kan best gevoelig liggen. Niet iedereen is het gewend om over zorgen of gevoelens te praten. Daarom is het belangrijk dat je een omgeving creëert waarin collega’s zich op hun gemak voelen.

In de volgende les onderzoeken we hoe je tijdens het gesprek precies voor een veilige ruimte zorgt, maar dit zijn de basisprincipes:

Instemming

Kondig het gesprek altijd aan en vraag je collega of die het oké vindt om te praten. Want niet iedereen voelt zich comfortabel bij het bespreken van persoonlijke zaken op hun werk.

Als iemand zegt “Daar wil ik het nu niet over hebben”, kun je antwoorden: “Ik begrijp het, maar ik wil wel graag mijn bezorgdheid uiten. Is er iets wat ik kan doen zodat je je beter op je gemak voelt om het te hebben over hoe het met je gaat?”

En laat altijd weten wanneer je terugkomt op het gesprek, bijvoorbeeld: “Zal ik over een week weer bij je inchecken?”

Respecteer iemands privacy

Geef aan dat het gesprek vertrouwelijk blijft als je collega dat wil, zeker als hij/zij een gevoelig of heel persoonlijk onderwerp met je bespreekt. Als je denkt dat het toch beter is om dingen met HR te delen, vraag je collega dan altijd toestemming.

Kies het juiste moment en de juiste plek

Overleg wat de beste tijd en locatie is om te praten. Plan genoeg tijd in en houd ook rekening met wat uitloop.

Zoek voor het gesprek zelf een rustige plek op – met genoeg privacy en zonder afleiding. Het beste is dus een afgesloten ruimte: de koffiehoek, onderweg of in een vergaderkamer met een raam naar de gang of glazen wanden zijn geen vertrouwelijke omgevingen.

2. Een duidelijk doel en richting

Naast aandachtig luisteren, wil je het gesprek ook richting kunnen geven de juiste informatie paraat hebben als je je collega verder kunt helpen.

Beantwoord van tevoren een aantal vragen voor jezelf

Bereid voor jezelf deze vragen voor: wat is de reden voor het gesprek? Welk verschil in gedrag of humeur heb je gezien bij je teamlid? Welke uitdagingen verwacht je voor jezelf als leidinggevende?

Gebruik ook de vragen op het werkblad hieronder.

Sla jullie beleid erop na

Zorg ervoor dat je bekend bent met het beleid van jouw organisatie voor ondersteuning bij mentaal welzijn. Zo kun je in het gesprek de juiste opties noemen voor het aanvragen van (speciaal) verlof, eventuele begeleiding en andere hulpmiddelen.

3. Zoek begeleiding

Weet dat je het niet alleen hoeft te doen. Er is veel informatie beschikbaar om je te helpen bij het voeren van een lastig gesprek. En je kunt leren van alle managers die je voor zijn gegaan, en ervaring hebben met vergelijkbare situaties.

Merk je dat je behoefte hebt aan advies van anderen?

Zoek contact met andere managers of HR

Je twijfels bespreken met collega’s met ervaring kan je helpen om de situaties vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Houd wel altijd rekening met de privacy van je werknemer.

Maak gebruik van OpenUp

Onze psychologen zijn ook heel kundig als het gaat om gesprekstechnieken in een professionele omgeving. Ze staan voor je klaar, dus boek gerust een 1-op-1 sessie of meld je aan voor een groepssessie onder leiding van een psycholoog.

4. Kom in de juiste mindset

Net zo belangrijk als je inhoudelijk voorbereiden, is hoe je zelf het gesprek in gaat. Als je een open, rustig en begripvol gesprek wilt voeren, is het cruciaal dat je daar van tevoren de rust voor creëert in je hoofd.

Hieronder maak je kennis met een manier om in de juiste mindset te komen.

Oefening

Creëer rust in je hoofd voor je het gesprek start

Om je empathie-knop aan te zetten en je rustig te voelen voordat je een lastig gesprek in gaat, kun je deze geleide meditatie (6 min.) volgen:

💡 Voel je nog een drempel om met mindfulness te beginnen? Je kunt ook een van deze ademhalingsoefeningen proberen

Cursusoverzicht