Voor managers: mentaal welzijn bespreken met je team

Het gesprek zelf: empathie en actief luisteren (video)

Als het moment van het gesprek daar is, is het heel normaal dat je ook als leidinggevende twijfels hebt:

  • Wat als ik niet uit mijn woorden kom? 
  • Wat als ik zo’n gevoelig onderwerp verkeerd aanpak, en onhandig overkom?
  • Hoe houd ik het gesprek professioneel en toch empathisch?

Het helpt om te onthouden dat het niet jouw taak is om de problemen voor je teamleden op te lossen. Jouw rol is in eerste instantie om ervoor te zorgen dat ze zich gehoord, begrepen en gesteund voelen.

💡 Wat als een collega weerstand biedt om te praten of emotioneel reageert?

Een heel waardevolle houvast is om je eigen emoties in te houden tijdens het gesprek.

 

Dat betekent niet dat je niet mag meeleven met je collega, maar houd dat bij jezelf: probeer iemands emoties niet te over te nemen, zodat je het gesprek rationeel en oplossingsgericht kunt houden.

 

Hoor welke tips Gijs heeft voor mede-managers:

We duiken nu in de 4 belangrijkste onderdelen om een begripvol gesprek over mentaal welzijn te voeren:

 

1. Actief luisteren

Actief luisteren is een luistermethode om het perspectief van de ander écht te begrijpen, zonder een mening te vormen. Het betekent met je volle aandacht bij het gesprek zijn en een open, niet-oordelende houding aannemen. 

 

Dat houdt in dat je niet wacht tot het jouw beurt is om te praten, maar eerst aandachtig luistert naar wat de ander zegt, iemand laat uitpraten en dan pas je antwoord formuleert. 

 

Je probeert je niet te laten afleiden door je eigen gedachten of de ander te onderbreken om jouw kijk op iets uit te leggen. En je luistert zonder oordeel, door te proberen de woorden van de ander precies te begrijpen zoals ze gezegd worden – en je eigen vooroordelen, mening of oordeel daarbij achterwege te laten.

 

2. Check of je de ander goed hebt begrepen

Verbaal communiceren (met iemand die je als collega kent, maar misschien minder goed als persoon) kan lastig zijn, zeker als het over persoonlijke onderwerpen en gevoelens gaat. 

 

Daarom is het belangrijk om te controleren of je hebt begrepen wat de ander zegt, zonder dingen in te vullen.

  • Herhaal wat je collega heeft gezegd, maar dan in je eigen woorden: “Je zegt dat je je x voelt…” of “Dus als ik het goed begrijp is er y aan de hand.”
  • Stel veel vragen en stel open vragen. Daarmee vraag je om opheldering (“Hoe voel je je daarover?”, “Wat vind je daarvan?”), maar laat je ook zien dat je oprecht geïnteresseerd bent.

 

Houd je vraag kort, en laat de ander daarna weer rustig antwoorden en het gesprek leiden.

 

3. Laat je niet afleiden door je eigen gevoelens en oordelen

Het klinkt misschien tegenstrijdig als je gevoelige zaken bespreekt en begrip wilt tonen voor iemands situatie, maar je kunt pas een empathisch gesprek voeren als je afstand hebt tot je eigen emoties. 

 

En daarvoor moet je je eerst bewust zijn van die emoties. Zonder dat zelfbewustzijn kunnen jouw gevoelens en vooroordelen het gesprek (negatief) beïnvloeden.

Wees niet bang als er een stilte valt

Veel mensen vinden stilte ongemakkelijk en willen die zo snel mogelijk vullen (bijvoorbeeld door eigen ervaringen te delen). Maar wist je dat na een stilte vaak de meest interessante dingen worden gezegd? Juist door het even stil te laten zijn geef je jezelf en de ander ruimte om gedachten op een rijtje te zetten, of iets net even anders te formuleren.

Kom niet meteen met advies of oplossingen

Als een collega een persoonlijk probleem met je deelt, is het heel menselijk dat je eerste reactie is om met oplossingen of advies te komen. Maar onthoud dat het doel van je gesprek niet het oplossen van een probleem is. Dus bied een luisterend oor en probeer geen advies te geven (tenzij je collega er expliciet naar vraagt).

Wees je bewust van je eigen vooroordelen

Zeker als je collega een andere achtergrond heeft of in een andere levensfase zit dan jij, is er een kans dat je onbewuste vooroordelen of biases hebt. Als je je daar niet bewust van wordt, is je natuurlijke neiging als mens om alleen op de informatie te letten die je aannames bevestigt (de confirmation bias) – in plaats van met volledige aandacht te luisteren naar het verhaal van de ander.

 

Blijf jezelf er dus tijdens het gesprek aan herinneren om je aandacht terug te brengen naar de ander. 

4. Documenteer en maak afspraken

Hoe het gesprek ook verloopt, probeer af te sluiten met een actiepunt – ook al is het maar om na een paar dagen weer in te checken. 

 

En maak je toch al concrete afspraken met je teamlid, bijvoorbeeld over extra hulp of zaken om verder uit te zoeken in jullie HR-beleid? Noteer die dan. (Dat kan in een beveiligd document dat alleen voor jullie twee zichtbaar is, om de privacy van je collega te waarborgen.)

 

Hand-out: empathie in de praktijk

 

Om deze informatie in de praktijk te brengen, hebben we voorbeelden van zinnen verzameld die je kunt gebruiken om begrip te tonen in een gesprek:

 

 

Oefening: rollenspel


Tijd om deze tips in de praktijk te brengen met een rollenspel:

💬 Werk samen met een andere manager, (HR-)collega of psycholoog van OpenUp

💬 Boots een gesprek met een teamlid na over diens mentale welzijn

💬 Jij hebt de rol van manager, de ander speelt de rol van medewerker in jouw team

 

Zorg ervoor dat je alle belangrijke punten van een begripvol gesprek toepast: actief luisteren, controleren of je de ander goed begrepen hebt en je niet laten afleiden door eigen gevoelens of vooroordelen.

 

 ✅ Evalueer daarna met je gesprekspartner hoe je deze strategieën hebt gebruikt